1. Verantwortlicher und Kontakt
Für den Betrieb von Immobackup und die eigene Konto-, Vertrags- und Supportverwaltung verantwortlich: Immobackup UG (haftungsbeschränkt), Dönhoffstraße 11, 10318 Berlin, Deutschland. Vertretung: Ron Leitz. Kontakt: kontakt@immobackup.de. Datenschutzanfragen: kontakt@immobackup.de.
Datenschutzbeauftragter: Es ist kein Datenschutzbeauftragter benannt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an kontakt@immobackup.de.
2. Daten der Gemeinschaften und ihrer Mitglieder
Objektbezogene Inhalte können Namen, Kontaktdaten, Eigentums- und Mietverhältnisse, Zahlungen, Forderungen, Verträge, Protokolle, Schäden, Fotos und Korrespondenz enthalten. Über deren Erhebung und fachliche Nutzung entscheidet der jeweils Verantwortliche, etwa die Gemeinschaft oder die zuständige Verwaltung. Soweit wir diese Daten weisungsgebunden für ihn verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Grundlage ist die gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Diese Erklärung ersetzt nicht die Informationen der jeweiligen Verwaltung an Eigentümer, Mieter oder andere Betroffene.
Daten können von Ihnen selbst, von berechtigten Mitgliedern oder Ihrer Verwaltung stammen. Sichtbarkeit und Bearbeitung richten sich nach Objektzugehörigkeit, Rollen und Freigaben. Einladungen, Nachrichten und Dokumentfreigaben können Daten an die ausgewählten Empfänger weitergeben.
Vertragspartnerin der Plattformnutzung ist die WEG. Ihre beauftragte Hausverwaltung erhält Zugriff im Rahmen der eingerichteten Berechtigungen. Der Zugang allein bestimmt nicht ihre datenschutzrechtliche Rolle: Maßgeblich sind die tatsächlichen Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und gesetzlichen Pflichten. Ein Wechsel der Hausverwaltung erfordert eine Überprüfung der Zugriffsrechte.
3. Konto, Vertrag und Support
Wir verarbeiten Registrierungs- und Kontaktdaten, Zugangsnachweise, Rollen sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten zur Einrichtung und Verwaltung des Zugangs und zur Bearbeitung von Anfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder eine vorvertragliche Anfrage stellen. Bei Ansprechpartnern und eingeladenen Nutzern stützen wir die notwendige Kontakt- und Zugangsverwaltung auf unser berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und einem sicheren, zugeordneten Zugang (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Wenn Sie das Beratungsformular nutzen, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre ausgewählte Zielgruppe und Ihre Nachricht sowie freiwillige Angaben zu Organisation, Telefon und Einheitenzahl. Das zuständige Team bearbeitet die Anfrage in einem zugriffsgeschützten Bereich. Eine interne E-Mail-Benachrichtigung verweist auf die gespeicherte Anfrage. Zur Begrenzung missbräuchlicher Einsendungen verarbeiten wir außerdem zeitlich begrenzte Prüfschlüssel aus IP- und E-Mail-Adresse; diese dienen nicht der Werbung oder Reichweitenmessung. Die Angaben werden nicht automatisch für ein Benutzerkonto oder einen Newsletter verwendet.
Die jeweils erforderlichen Angaben sind für die Einrichtung des Zugangs oder die Bearbeitung des Auftrags nötig. Ohne sie können wir die betreffende Leistung nicht bereitstellen. Zusätzliche freiwillige Angaben können Sie weglassen.
4. Technischer Betrieb und Sicherheit
Beim Zugriff können IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkt, angefragter Pfad, Statuscode und Referrer in Serverprotokollen verarbeitet werden. Sitzungen, Anmeldeprüfungen und technische Fehlerdaten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor Missbrauch. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verfügbarkeit und Sicherheit der Plattform (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Übertragung zwischen Browser und Plattform erfolgt TLS-verschlüsselt.
Die interne technische Nutzungsanalyse erfasst unter anderem Nutzer-ID, Rolle, Methode, Pfad und Zeitpunkt. Diese Nutzungsereignisse enthalten keine IP-Adresse, keinen User-Agent und keine Freitextinhalte. Ereignisse, die älter als 90 Tage sind, werden im täglichen Bereinigungslauf gelöscht. Fachliche Änderungs- und Nachweisprotokolle sind davon getrennt und können andere erforderliche Aufbewahrungszeiten haben.
5. Cookies und Speicherung im Browser
Das technisch notwendige Sitzungs-Cookie unterstützt Anmeldung, Formularschutz und Sitzungsverwaltung. Es ist HttpOnly und SameSite=Strict; über HTTPS wird es mit Secure übertragen. Diese für den angeforderten Dienst notwendige Speicherung fällt unter § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Immobackup setzt auf den öffentlichen Seiten keine Tracking- oder Werbe-Cookies und speichert dort keine Banner-Bestätigung.
Bei Nutzung der installierbaren Web-App werden statische Bestandteile für die Darstellung und eine Offline-Hinweisseite zwischengespeichert. Der dafür vorgesehene Offline-Cache enthält keine Konto-, Dokument- oder sonstigen Fachdaten.
6. Dokumente, Planung und Kommunikation
Hochgeladene Unterlagen und Bilder werden zur berechtigten Anzeige und Bearbeitung gespeichert. Dokumentenerkennung kann Text und Feldvorschläge auslesen. Berechnungen und Zustandsbewertungen unterstützen die Planung; sie ersetzen die fachliche Prüfung nicht. Die beschriebenen Funktionen treffen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über eine Person.
E-Mails und Plattformnachrichten dienen zum Beispiel der Anmeldung, Einladung, Benachrichtigung oder Bearbeitung einer Supportanfrage. Je nach Funktion und Einstellungen können Inhalte an gewählte Empfänger versandt werden. Eine personenbezogene Messung, ob eine von Immobackup versandte E-Mail geöffnet wurde, findet nicht statt. Freiwillige werbliche Kontaktaufnahme erfolgt nur mit entsprechender Einwilligung oder anderer zulässiger Grundlage.
7. Demo und freiwillige Kontaktaufnahme
Für den Demo-Zugang werden Name, E-Mail-Adresse und Nutzungsart abgefragt. Diese Angaben dienen der Bereitstellung und Missbrauchsprävention auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem geschützten Testangebot (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Das temporäre Demo-Konto und die zugehörigen Demo-Angaben werden nach Ablauf der 48-Stunden-Frist im stündlichen Bereinigungslauf gelöscht.
Bei gesonderter Einwilligung zur Kontaktaufnahme werden Name, E-Mail-Adresse und Nutzungsart dafür getrennt weiter gespeichert (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig und für die Demo nicht erforderlich. Ein Widerruf ist jederzeit über kontakt@immobackup.de möglich. Danach oder nach Wegfall des Zwecks werden diese Kontaktdaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
8. Dienstleister und Empfänger
Für Hosting und E-Mail-Verarbeitung erhalten eingesetzte Dienstleister die zur Leistung erforderlichen Daten. Weitere Empfänger können berechtigte Objektmitglieder, beauftragte Dienstleister sowie gesetzlich berechtigte Behörden und berufliche Berater sein. Soweit erforderlich, werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.
Hosting: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Virtueller privater Server (VPS) für den Betrieb der Website und Plattform einschließlich Datenbank und gespeicherter Inhalte. Standort des eingesetzten Servers: Deutschland. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist abgeschlossen.
E-Mail-Dienst: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland. Bereitstellung der E-Mail-Postfächer und Verarbeitung von E-Mail-Kommunikation; nach Anbieterangaben Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist abgeschlossen.
Bei einer ausdrücklich angestoßenen Adresssuche wird der eingegebene Suchtext serverseitig an den konfigurierten Photon-Dienst übermittelt. Bei einer ausdrücklich angestoßenen OSM-Gebäudesuche werden Postleitzahl, Straße und Hausnummer serverseitig an den konfigurierten Overpass-Dienst übermittelt. Bitte geben Sie in die Adresssuche nur Adressangaben ein. Die Suchanfragen enthalten technisch die IP-Adresse unseres Servers; Ihre Browser-IP, Kontodaten und Dokumente werden durch diese Suchfunktionen nicht mitgesendet. Die bloße Anzeige eines gespeicherten Gebäudemodells löst diese Suche nicht aus. Empfänger und weitere tatsächlich genutzte Integrationen: [PLATZHALTER: Weitere Dienste: Empfänger, Zweck, Daten, Ort (z. B. OSM/Overpass)]
Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und gegebenenfalls eingesetzte Garantien einschließlich Bezugsquelle: [PLATZHALTER: Drittlandübermittlungen und gegebenenfalls Garantien / Bezugsquelle]
9. Speicherdauer
Daten werden gespeichert, solange der jeweilige Zweck besteht oder gesetzliche Pflichten dies verlangen. Nach Wegfall des Zwecks werden sie gelöscht oder, bei entgegenstehenden Pflichten, auf den erforderlichen Aufbewahrungszweck beschränkt. Bei Verwaltungsunterlagen sind Zuständigkeiten, laufende Rechtsansprüche und Rechte anderer Beteiligter zu berücksichtigen. Das Ende eines persönlichen Zugangs löscht deshalb nicht automatisch alle Objektunterlagen.
Für unsere eigenen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gelten grundsätzlich folgende gesetzliche Fristen: acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sowie sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der jeweilige gesetzliche Auslöser liegt, etwa die letzte Eintragung, die Aufstellung des Abschlusses, der Empfang oder Versand des Briefs oder die Ausstellung der Rechnung. Gesetzliche Verlängerungen, insbesondere bei noch steuerlich relevanten Unterlagen, bleiben berücksichtigt. Diese Fristen gelten nur für die jeweils aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und erforderlichen Angaben, nicht pauschal für sämtliche Kontodaten oder WEG-Dokumente.
Für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können erforderliche Daten bis zum Wegfall dieses Zwecks gespeichert werden. Maßgeblich sind insbesondere die einschlägigen Verjährungsfristen und laufende Verfahren; die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB) ist keine allgemeine Pflicht, alle personenbezogenen Daten drei Jahre aufzubewahren.
Bei Daten, die wir im Auftrag einer WEG verarbeiten, richtet sich die Rückgabe oder Löschung nach den Weisungen des Verantwortlichen und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen sieht Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO nach Wahl des Verantwortlichen die Rückgabe oder Löschung einschließlich vorhandener Kopien vor, soweit keine gesetzliche Speicherungspflicht entgegensteht. Die konkrete Abwicklung nach Vertragsende wird in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geregelt.
Konkrete Fristen beziehungsweise Kriterien für weitere Datenkategorien und Sicherungen: [PLATZHALTER: Löschfristen für Serverlogs, Konten, Dokumente, Sicherungen und Belege]
10. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Auskunft einschließlich einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten und Löschung können Sie formlos über kontakt@immobackup.de anfragen. Im Profil finden Sie dafür E-Mail-Links. Ein Konto oder ein bestimmtes Formular ist zur Ausübung Ihrer Rechte nicht erforderlich. Unser Team bearbeitet die Anträge; eine automatische vollständige Datenauskunft oder sofortige Profillöschung erfolgt durch das Öffnen eines Links nicht. Die Ausübung Ihrer Rechte ist grundsätzlich unentgeltlich.
Wir informieren Sie unverzüglich, grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags, über die ergriffenen Maßnahmen. Soweit dies wegen der Komplexität oder Anzahl der Anträge erforderlich ist, kann die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden. In diesem Fall informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und ihre Gründe. Wenn wir einem Antrag nicht oder nur teilweise nachkommen, erläutern wir die Gründe und die bestehenden Beschwerde- und Rechtsschutzmöglichkeiten. Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität können wir zusätzliche, zur Bestätigung erforderliche Informationen anfordern.
Bei einem Löschantrag prüfen wir die gesetzlichen Voraussetzungen und bestehende Aufbewahrungspflichten. Eine interne Prüfung ersetzt kein bestehendes Recht auf Löschung. Gesetzlich weiter aufzubewahrende Daten werden auf den erforderlichen Zweck beschränkt; übrige Daten sind bei Vorliegen der Löschvoraussetzungen unverzüglich zu löschen. Eine bloße Kontosperre oder Archivierung sämtlicher Profildaten gilt nicht als Löschung.
Widerspruch: Gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne besondere Begründung widersprechen.
Wenden Sie sich an kontakt@immobackup.de. Bei weisungsgebunden verarbeiteten Verwaltungsdaten unterstützen wir den jeweils Verantwortlichen bei der Bearbeitung. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsicht: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin. Telefon: +49 30 13889-0. E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de. Website: https://www.datenschutz-berlin.de/ueber-uns/kontakt/
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Datenverarbeitungen oder die maßgeblichen Anforderungen ändern. Der oben angegebene Stand bezeichnet die jeweilige Fassung.